Manual do Utilizador do Canal de Reclamações
Introdução
O canal de comunicação interno é uma obrigação para as empresas cumprirem as disposições da Lei 2/2023, de 20 de fevereiro, que regula a proteção das pessoas que denunciam infracções regulamentares e a luta contra a corrupção.
A implementação de um canal de informação interno numa organização significa o cumprimento de um dos instrumentos básicos que compõem um modelo de organização e gestão referido no nosso sistema legislativo.
Este canal deve oferecer tanto ao denunciante como ao denunciado garantias de confidencialidade e anonimato, bem como um meio seguro de comunicação, acesso e armazenamento de informações e produção de provas. Canais ou canais de reclamação
As normas éticas são consideradas a medida de controlo mais eficaz entre os mecanismos preventivos de luta contra a fraude e a corrupção.
O que se entende por Canal de Informação Interno?
O Canal de Informação Interna é o meio através do qual os empregados, directores, membros do órgão de administração da EMICELA, S.A. e qualquer terceiro com o qual a empresa se relacione (fornecedores, clientes, consultores externos, etc.) podem comunicar ao responsável do Sistema de Informação Interna qualquer conduta irregular, contrária à nossa normativa interna ou externa, ou que possa implicar um delito penal.
O Canal EMICELA, S.A. tem como objetivo garantir a convivência e o bom ambiente de trabalho na empresa, fundamental para o desenvolvimento e crescimento da entidade.
Legitimados pelo cumprimento de uma obrigação legal e de uma missão de interesse público, como a proteção de bens jurídicos, bem como o nosso interesse legítimo em evitar condutas que possam implicar responsabilidade penal para a empresa EMICELA, S.A.
dispõe de um Canal de Denúncia Interno, através do formulário Web correspondente, para efeitos de comunicação de qualquer conduta que constitua um crime.
Quando é que deve ser utilizado?
Deve ser utilizado em situações em que haja conhecimento de um comportamento ou de um acontecimento que possa constituir uma infração penal ou administrativa grave, uma violação dos regulamentos da empresa e qualquer outra atividade ilegal que possa constituir uma infração penal ou administrativa grave.
contrariar os interesses da EMICELA, S.A.
O objetivo do presente Manual do Utilizador é incentivar todos os funcionários a utilizarem a ferramenta de boa fé e a assegurarem-se de que a comunicação se baseia em factos ou indícios dos quais se pode razoavelmente inferir que a conduta acima referida teve lugar.
mencionado. A comunicação de informações falsas deve, por conseguinte, ser evitada.
O Canal não é o meio adequado para discutir questões relacionadas com as suas condições de trabalho. Neste caso, deve seguir as políticas estabelecidas pela sua organização. Caso seja recebida alguma destas questões, a mesma será imediatamente arquivada pelo responsável pelo Sistema de Informação Interno da EMICELA, S.A.
Como é que processamos os dados e quem pode aceder às informações?
O Canal recolherá, através de um formulário, mesmo anonimamente, as seguintes informações
anonimamente,
dados.
A confidencialidade dos dados do informador (correio eletrónico) é assegurada através da manutenção do anonimato, a menos que a sua identificação seja uma obrigação necessária e proporcionada imposta pela legislação da UE ou nacional no contexto de uma investigação levada a cabo pelas autoridades nacionais ou no âmbito de um processo judicial, caso em que deve ser comunicada às autoridades competentes na matéria.
Uma vez que os dados são anónimos para o Chefe do Sistema de Informação Interno, a própria conceção da aplicação impede qualquer tipo de represália contra o alertador.
Em qualquer caso, os dados das pessoas em causa permanecerão confidenciais e serão tratados em conformidade com os regulamentos de proteção de dados aplicáveis.
Durante quanto tempo conservamos os dados?
Todas as informações que possam servir de prova da conduta ou dos factos que são objeto da comunicação devem ser conservadas enquanto existir a obrigação legal de conservar esses documentos.
Em qualquer caso, as disposições da Política do Sistema de Informação Interno devem ser respeitadas, pelo que a informação deve ser conservada durante o tempo necessário para decidir se deve ser iniciada uma investigação sobre os factos.
Em qualquer caso, se tiverem decorrido 3 meses desde a receção da comunicação sem que tenha sido iniciada qualquer investigação, esta deve ser apagada, a menos que o objetivo do armazenamento seja deixar provas do funcionamento do sistema. As comunicações que não tenham tido seguimento só podem ser registadas de forma anónima, sem que seja aplicável a obrigação de bloqueio prevista na LOPD. As informações relativas a queixas que tenham sido objeto de seguimento e que estejam a ser investigadas serão conservadas enquanto forem relevantes para a perseguição de infracções cometidas fora do canal.
Como aceder ao canal de denúncias?
O Canal de Queixas pode ser acedido através da seguinte ligação:
https://cybersecurity.telefonica.com/sandasgrc/?organization=4DBCCFC1-7663-4379-AC05-835CEB794A0D
A partir desta ligação, acederá a uma plataforma de um fornecedor externo, a fim de garantir o anonimato e a proteção dos dados do denunciante, do denunciado e das pessoas mencionadas na comunicação.
Através da plataforma, poderá preencher um formulário no qual poderá registar, caso o preencha, o endereço de correio eletrónico que utiliza para receber a notificação da receção da comunicação e a sua posterior resolução, informando-o das medidas tomadas.
pela Organização. Em todo o caso, nem o fornecedor terceiro nem a organização terão conhecimento desta mensagem de correio eletrónico, uma vez que todas as notificações estarão contidas na plataforma.
No formulário, poderá fornecer as informações que considerar e carregar todos os ficheiros que se configuram como provas dos factos comunicados.
Uma vez preenchido o formulário, receberá um aviso de receção e um número de acompanhamento da comunicação.
Num prazo máximo de 3 meses, através do mesmo mecanismo, receberá uma notificação que incluirá a resolução emitida pela EMICELA, S.A. e será informado das acções tomadas.
O que é que fazemos quando recebemos uma comunicação?
Uma vez recebida a comunicação, o Chefe do Sistema de Informação Interno procederá à análise dos factos, a fim de determinar se deve arquivar o processo ou abrir um inquérito sobre os factos comunicados.
informado.
Sempre que o considere necessário, a pessoa responsável, enquanto responsável por ordenar o início do inquérito, pode solicitar, através do mesmo instrumento, informações ou elementos de prova adicionais para confirmar os pontos necessários e proceder à abertura do inquérito.
ficheiro de investigação correspondente.
Os dados relativos às pessoas em causa nunca devem ser divulgados na comunicação quando tal possa conduzir a um conflito de interesses com o gestor do sistema ou a direção da entidade.
No caso de as informações comunicadas poderem ser dirigidas contra qualquer um dos membros do Comité de Ética na qualidade de responsável pelo Sistema de Informação Interno, será necessário que o formulário inclua o nome e apelido(s) do(s) membro(s) e o(s) nome(s) da(s) pessoa(s) responsável(eis) pelo Sistema de Informação Interno.
o endereço eletrónico da pessoa do Comité de Ética sobre a qual deseja apresentar a sua denúncia no espaço previsto no formulário abaixo, a fim de impedir o acesso ao mesmo:
O responsável pelo tratamento de dados é obrigado a manter a confidencialidade de todas as informações a que possa ter acesso em virtude da comunicação efectuada.
Por último, o fornecedor responsável pela manutenção do canal verificará periodicamente o correto funcionamento da ferramenta.
Qual é a diferença entre uma indicação e uma consulta?
Através do alerta, o utilizador, enquanto informador, poderá comunicar qualquer questão que considere constituir uma infração administrativa ou penal grave.
Através da consulta, pode colocar qualquer questão sobre o funcionamento do canal, as medidas anti-retaliação ou os prazos em que a sua indicação será resolvida, bem como qualquer outra questão que possa surgir ou ter origem na utilização do Canal.
Não pode, em caso algum, ser utilizado para a apresentação de pedidos de informação para além do próprio sistema de informação interno.
