Política interna do sistema de informação

Política interna do sistema de informação

Introdução

A EMICELA, S.A. (doravante, EMICELA) concebeu um Sistema de Informação Interno em conformidade com o disposto na Lei 2/2023, de 20 de fevereiro, que regula a proteção das pessoas que denunciam infracções normativas e a luta contra a corrupção (doravante, “Lei 2/2023”).

O principal objetivo da Lei 2/2023 é que todas as entidades reguladas implementem um sistema de informação interno, o que implica a necessidade de estas empresas disporem de um ou mais canais de informação internos.

Assim, a EMICELA criou um canal de denúncia à disposição dos colaboradores e de terceiros com vínculos laborais ou profissionais com a entidade (parceiros, fornecedores, clientes, etc.), para que estes possam comunicar factos que possam constituir uma violação de
infracções penais ou administrativas graves ou muito graves, ou outras irregularidades de que tenham tido conhecimento e que sejam contrárias ao código deontológico da sociedade ou à regulamentação aplicável à sociedade.

Esta política, portanto, visa cumprir todos os requisitos estabelecidos não só nesta norma, mas também em todas as que possam estar relacionadas com ela e com a atividade da própria organização.

Legislação aplicável

I. Lei 2/2023, de 20 de fevereiro, que regula a proteção das pessoas que denunciam infracções regulamentares e o combate à corrupção.
II. REGULAMENTO (UE) 2016/679 DO PARLAMENTO EUROPEU E DO CONSELHO de 27 de abril de 2016 relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados e que revoga a Diretiva 95/46/CE (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados).
III. Lei Orgânica 3/2018, de 5 de dezembro, sobre a Proteção de Dados Pessoais e Garantia dos Direitos Digitais.
IV. Circular 1/2016, de 22 de janeiro, sobre a responsabilidade penal das pessoas colectivas em conformidade com a reforma do Código Penal pela Lei Orgânica 1/2015.
V. Lei Orgânica 10/1995, de 23 de novembro, do Código Penal.

Definições

Sistema de comunicação interna: Um conjunto de procedimentos e ferramentas para a gestão de comunicações internas que possam envolver uma infração penal ou administrativa grave ou uma violação da legislação da UE.

Canal de comunicação interno: mecanismo ou instrumento através do qual podem ser comunicados factos que constituam uma infração laboral e penal grave ou uma violação da regulamentação comunitária.

Informador: pessoa que comunica qualquer ato ou omissão que constitua uma infração penal ou administrativa grave ou muito grave ou qualquer outro ato ou omissão que possa constituir uma violação do direito da União.

Divulgação pública: Entende-se por divulgação pública a disponibilização ao público de informações sobre acções ou omissões, tal como previsto na lei.

Retaliação: quaisquer actos ou omissões proibidos por lei ou que, direta ou indiretamente, resultem num tratamento desfavorável que coloque as pessoas a eles sujeitas numa situação de desvantagem particular em relação a outra pessoa no contexto laboral ou profissional, unicamente devido à sua
o estatuto de denunciante ou por ter feito uma divulgação pública.

Divulgação

Esta política regula o funcionamento do sistema de informação interno da EMICELA, pelo que qualquer pessoa abrangida pelo âmbito subjetivo desta política que considere que estão a ocorrer determinadas violações pode apresentar uma queixa à EMICELA.
comunicação, a fim de dar a conhecer os factos e tomar as medidas adequadas.

O Sistema de Denúncias Internas protege todos aqueles que denunciam infracções abrangidas pelo âmbito de aplicação material da Lei 2/2023, ou seja, factos que constituem uma infração ao direito da União Europeia ou uma infração penal ou administrativa grave, e
muito grave. A mesma proteção é assegurada às pessoas que comuniquem outras irregularidades de que tenham tido conhecimento e que sejam contrárias ao código de ética da EMICELA ou à regulamentação aplicável à sociedade.

O canal de denúncias da EMICELA é concebido, estabelecido e gerido de forma segura, garantindo a confidencialidade do informador e de qualquer terceiro mencionado na comunicação.

O Canal de Denúncias é um mecanismo disponibilizado a todas as pessoas que integram a organização, bem como àquelas que são consideradas pela organização como partes interessadas, incluindo clientes, fornecedores e outros terceiros com os quais a organização se relaciona.
qualquer tipo de relação.

Em qualquer caso, o acesso ao canal de denúncias é garantido a todos os denunciantes abrangidos pela Lei 2/2023, que trabalhem no sector privado e que tenham obtido informações sobre infracções num contexto de trabalho ou profissional.

Assim, esta política será aplicável a todas as partes interessadas definidas pela Organização no território espanhol. O âmbito de aplicação da norma será, nomeadamente, o seguinte

• Trabalhadores.
• Trabalhadores que rescindiram o seu contrato de trabalho com a organização
  (antigos trabalhadores).
• Trabalhador por conta própria.
• Accionistas, detentores de unidades de participação e pessoas pertencentes ao órgão de direção,
  gestão ou supervisão de uma empresa, incluindo os membros não executivos.
• Pessoas que trabalham para ou sob a supervisão e direção de empreiteiros,
  subcontratantes e fornecedores.
• Voluntários, estagiários, estagiários em período de formação, independentemente de
  quer sejam remunerados ou não.
• Pessoas cuja relação de trabalho ainda não se iniciou, mas que teriam satisfeito
  dos factos durante a fase de seleção ou de negociação pré-contratual.
  
  As medidas de proteção aplicam-se igualmente às pessoas singulares que assistem o autor da denúncia, às pessoas próximas do autor da denúncia que possam sofrer represálias, bem como às pessoas colectivas detidas pelo autor da denúncia.
  
  Na mesma linha, as medidas de proteção incluem também o aconselhamento e o apoio dos representantes dos trabalhadores ao autor da denúncia.

Objectivos

Esta política visa determinar os princípios de ação da organização no que respeita à gestão do sistema de informação interno, a fim de cumprir as disposições da Lei 2/2023, e colocar à disposição de todas as partes interessadas os canais adequados para comunicar qualquer tipo de infração de que tenham conhecimento no seio da organização ou que a possa afetar.

O sistema implementado pela EMICELA dispõe ainda de um procedimento interno de gestão de reclamações que cumpre os princípios de confidencialidade e integridade dos dados pessoais e da informação neles contida, de acordo com os requisitos de
estabelecido pela lei 2/2023.

Responsável pelo sistema de informação interno

O sistema de informação interno conta com uma Comissão de Ética, nomeada pelo Conselho de Administração da EMICELA, que será independente no desempenho das suas funções e exercerá as suas funções de forma autónoma em relação aos restantes órgãos da EMICELA.
administração da entidade, não podendo receber instruções de qualquer espécie para o seu exercício.

O Gestor do Sistema assume as funções derivadas da implementação do canal interno, e será responsável pela gestão do canal de reclamações, recebendo as comunicações efectuadas através do referido sistema, designando a pessoa que deve gerir o caso, coordenando a investigação a que a reclamação pode dar origem, propondo a imposição das sanções disciplinares correspondentes, bem como supervisionando o correto funcionamento do canal, cumprindo sempre os requisitos estabelecidos no
Lei 2/2023.

Princípios empresariais

Transparência e acessibilidade

A presente política, os princípios fundamentais do procedimento de gestão do canal de denúncias, bem como o acesso ao canal de denúncias criado pela EMICELA, serão publicados na página inicial do seu sítio na Internet, em local facilmente visível.

Canais

O informador pode escolher o canal de comunicação que considera mais adequado, de entre todos os canais que fazem parte do sistema de informação interno da organização. Assim, são colocados à disposição dos informadores os seguintes canais internos

• Ferramenta do Canal de Queixas:
  https://cybersecurity.telefonica.com/sandasgrc/?organization=4DBCCFC1-7663-4379-AC05-835CEB794A0D
• Se for caso disso, os formulários de investigação do assédio no trabalho, do assédio sexual e da discriminação contra as mulheres e as raparigas.
  sexo
  
  Para além destes canais internos, é informado da existência de outros canais externos que pode contactar, que são os seguintes
• Inspeção do Trabalho.
• Agência Espanhola de Proteção de Dados (AEPD).
• Autoridade independente de proteção dos denunciantes I.I.P.A., uma vez criada.
• Se for caso disso, as autoridades ou organismos regionais competentes, após a sua criação.
• Se for caso disso, perante as instituições, órgãos, organismos ou agências da União Europeia.
  
  Para obter informações sobre o procedimento a seguir, contactar o Chefe do Sistema de Informação Interno através do seguinte endereço eletrónico: canaldenuncias@emicela.es. Se desejar utilizar este meio, os seus dados não serão anonimizados, utilize a ferramenta do Canal de Denúncias.

Garantias e medidas de proteção

Qualquer pessoa que utilize o canal de informação interno tem direito à sua proteção nas seguintes circunstâncias
(a) Tenham motivos razoáveis para acreditar que a informação é verdadeira no momento da comunicação ou divulgação, mesmo que não forneçam provas concludentes, e que a informação é abrangida pelo âmbito de aplicação da lei.

(b) A comunicação ou divulgação tenha sido efectuada em conformidade com os requisitos legais.

São expressamente proibidos actos que constituam retaliação, incluindo ameaças de retaliação e tentativas de retaliação contra pessoas que apresentem uma comunicação.

Para este efeito, e a fim de garantir a confidencialidade do informador, a comunicação através do canal de informação interno pode ser feita de forma anónima.

Os administradores do canal de reclamações, bem como os seus órgãos de controlo, comprometem-se a manter a confidencialidade em todas as acções e em relação a todas as pessoas envolvidas.

A identidade do informador só pode ser comunicada à autoridade judiciária, ao Ministério Público ou à autoridade administrativa competente no âmbito de um inquérito penal, disciplinar ou disciplinar.

Em qualquer momento, deve ser garantido o respeito pelos direitos das pessoas a quem os factos dizem respeito, que são, essencialmente, o direito de serem informadas do processo de investigação em curso e dos factos que lhes são imputados, o direito de serem informadas dos factos do processo, o direito de serem informadas dos factos do processo, o direito de serem informadas dos factos do processo, o direito de serem informadas dos factos do processo, o direito de serem informadas dos factos do processo.
a presunção de inocência, o direito de defesa e o direito à honra.

Isenção da obrigação de sigilo

Não se considera que as pessoas que comuniquem informações sobre actos ou omissões ilícitos ou que façam uma divulgação pública tenham violado qualquer restrição à divulgação de informações e não incorram em qualquer responsabilidade
de qualquer tipo em relação a essa comunicação ou divulgação pública, desde que tenham motivos razoáveis para acreditar que a comunicação ou divulgação pública de tais informações era necessária para revelar um ato ou omissão.

Esta medida não afecta a responsabilidade penal.

Tudo isto é extensivo à comunicação de informações pelos representantes dos trabalhadores, mesmo que estejam sujeitos a obrigações legais de confidencialidade ou de não divulgação de informações confidenciais. Tal não prejudica as regras de proteção específicas aplicáveis ao abrigo do direito do trabalho.

Os denunciantes não incorrem em responsabilidade pela aquisição ou acesso a informações comunicadas ou divulgadas publicamente, desde que essa aquisição ou acesso não constitua uma infração penal.

Divulgação do sistema de informação interno

Todas as informações relativas à utilização do canal de comunicação interna, bem como os princípios essenciais do procedimento de gestão do sistema de comunicação interna, devem ser fornecidas de forma clara e facilmente acessível numa secção separada e facilmente identificável no
Sítio Web da entidade.

Assim, a presente Política, juntamente com todas as outras que integram o sistema documental do Sistema de Informação Interno, estará à sua inteira disposição no sítio web da EMICELA: https://emicela.com/.

Obrigação de comunicação

Qualquer pessoa que, no contexto laboral ou profissional, detecte factos susceptíveis de constituir infracções penais ou administrativas graves ou muito graves, ou que tenha conhecimento de qualquer dos comportamentos proibidos pela entidade nos seus regulamentos.
O canal de comunicação interno implementado na organização, ao qual se pode aceder através da página web acima mencionada, através desta ligação, é obrigado a comunicá-lo:
https://cybersecurity.telefonica.com/sandasgrc/?organization=4DBCCFC1-7663-4379-AC05-835CEB794A0D

Operações do Canal de Denúncias

O Canal de Denúncias pode ser acedido através do site da entidade, onde o denunciante pode não só comunicar os factos ocorridos por escrito, como também fazê-lo através de uma gravação de voz.

O Canal de Denúncias é exclusivo da EMICELA, pelo que os factos que são objeto da comunicação estarão associados a esta empresa.

Qualquer ação destinada a impedir a comunicação através do Canal de Denúncias será sancionada com base nas normas laborais e disciplinares aplicáveis.

Uma vez enviada a comunicação, ser-lhe-á atribuído um código de identificação através do qual o informador poderá acompanhar o estado da sua indicação ou consulta e comunicar, mesmo anonimamente, com o gestor de caso. Além disso, o informador
Receberá também um recibo da comunicação efectuada.

Uma vez recebida a comunicação, será determinado se deve ou não ser processada; no caso de a queixa ser infundada ou não fornecer informações suficientes, não será admitida para processamento.

No caso de a reclamação ter sido admitida para tratamento, será efectuada uma análise e verificação dos factos relatados, podendo ser necessária a colaboração de outras áreas da empresa.
inocência das pessoas em causa.

Uma vez concluída a análise dos factos relatados, as conclusões serão transferidas para a área competente, o que pode levar ao seguinte

• O facto de ter sido investigado não implica qualquer delito ou infração, pelo que o caso está encerrado.
• A existência da infração é considerada como acreditada, caso em que a zona afetada será notificada para efeitos disciplinares.

Proteção de dados

Os sistemas de informação internos, os canais externos e os que recebem divulgações públicas não devem obter dados que permitam a identificação do informador e devem dispor de medidas técnicas e organizativas adequadas para preservar a identidade e garantir a confidencialidade das informações.
a confidencialidade dos dados relativos às pessoas em causa e a terceiros mencionados nas informações fornecidas, nomeadamente a identidade do informador, caso este tenha sido identificado.

O acesso aos dados pessoais contidos no sistema é limitado, no âmbito das suas competências e funções, exclusivamente a:

• O gestor do sistema e quem o gere diretamente.
• O gestor de recursos humanos, apenas quando for oportuno adotar uma
  medidas disciplinares contra um trabalhador.
• A pessoa responsável pelos serviços jurídicos da entidade, caso a adoção de
  medidas jurídicas em relação aos factos relacionados com a comunicação.
• As pessoas encarregadas do tratamento que podem ser nomeadas.
• O responsável pela proteção de dados.

Os dados pessoais não devem ser recolhidos se não forem relevantes para a investigação dos factos e, se recolhidos, devem ser apagados sem demora injustificada. Os dados de categorias especiais também não serão recolhidos e, se forem incluídos pelo queixoso na comunicação feita através do Sistema de Informação Interno, serão imediatamente apagados, sem serem registados e tratados posteriormente.

A finalidade do tratamento dos dados pessoais será a gestão e o processamento das reclamações correspondentes recebidas através do Canal de Reclamações e não serão utilizados para outros fins diferentes ou incompatíveis.

O tratamento dos dados decorrentes da aplicação da presente política será estritamente necessário para garantir o cumprimento da mesma e, em qualquer caso, legitimado pelo cumprimento de uma obrigação legal e/ou em cumprimento de uma missão efectuada no interesse de
público, assegurando a confidencialidade dos dados do informador, mantendo-os anónimos, sem os divulgar a terceiros, a menos que a sua identificação constitua uma obrigação necessária e proporcionada imposta pela legislação da UE ou nacional no contexto de um
investigação levada a cabo pelas autoridades nacionais ou no âmbito de um processo judicial, caso em que será comunicada às autoridades competentes na matéria.

Se for caso disso, os dados serão comunicados a um fornecedor que, na qualidade de subcontratante, assegurará o tratamento adequado das queixas recebidas. Os dados serão igualmente comunicados às autoridades competentes para efeitos de investigação criminal ou administrativa.
a efetuar.

Os seus dados serão conservados durante o tempo necessário para decidir se deve ou não ser iniciada uma investigação sobre os factos comunicados. Após estes prazos, são retirados do canal, mas podem permanecer bloqueados quando
seja necessário para comprovar o funcionamento do modelo de prevenção da criminalidade ou quando possa ser exigido pela autoridade competente para o início da correspondente investigação dos factos.

Em qualquer caso, se tiverem decorrido três meses desde a receção da comunicação e não tiver sido iniciado qualquer inquérito, a comunicação será suprimida, a menos que o objetivo da sua conservação seja deixar provas do funcionamento do sistema.

As queixas que não tenham tido seguimento só podem ser registadas de forma anónima.

Para mais informações sobre o tratamento dos seus dados ou sobre a forma de exercer os seus direitos, consulte a nossa Política de Privacidade.

Aprovação

A presente política interna de sistemas de informação está sujeita à aprovação do Conselho de Administração da EMICELA, que assegurará a sua aplicação, e manter-se-á em vigor até à sua atualização, revisão ou revogação, devendo ser revista periodicamente ou sempre que ocorra uma alteração que assim o exija.