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Política del Sistema Interno de Información

Política del Sistema Interno de Información

Introducción

EMICELA, S.A. (en adelante, EMICELA) ha diseñado un Sistema Interno de Información conforme a lo establecido en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante “Ley 2/2023”).

La Ley 2/2023 establece como principal objetivo que todos los sujetos obligados al cumplimiento de la norma implanten un sistema interno de información, lo que implica la necesidad de que esas sociedades cuenten con uno, o varios, canales internos de información.

Así, EMICELA tiene habilitado un canal de denuncias puesto a disposición de empleados y terceros vinculados laboral o profesionalmente con la entidad (socios, proveedores, clientes, etc.), para que éstos puedan informar sobre hechos que puedan ser constitutivos de
infracciones penales o administrativas graves o muy graves, u otras irregularidades de las que hayan tenido conocimiento y que contravengan el código ético de la compañía o sean contrarios a la normativa aplicable a la empresa.

La presente política, por lo tanto, está dirigida a cumplir con todos los requerimientos planteados no sólo desde esta norma, sino de todas aquellas que también pudieran estar relacionadas con ella y con la actividad de la propia Organización.

Legislación Aplicable

I. Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
II. REGLAMENTO (UE) 2016/679 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos).
III. Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
IV. Circular 1/2016, de 22 de enero, sobre la responsabilidad penal de las personas jurídicas conforme a la reforma del Código Penal efectuada por Ley Orgánica 1/2015.
V. Ley Orgánica 10/1995, de 23 de noviembre, del Código Penal.

Definiciones

Sistema Interno de Información: Conjunto de procedimientos y herramientas para la gestión de las comunicaciones internas que puedan suponer una infracción grave penal o administrativa, o una infracción de la normativa de la Unión Europea.

Canal Interno de Información: mecanismo o instrumento a través del cual se puede informar sobre hechos constitutivos de una infracción grave de carácter laboral y de carácter penal, o bien una infracción de la normativa de la Unión Europea.

Informante: sujeto que comunica cualquier acción u omisión que sea constitutiva de infracción penal o administrativa grave o muy grave o cualesquiera que puedan constituir una infracción del derecho de la Unión.

Revelación Pública: Se entenderá por revelación pública la puesta a disposición del público de información sobre acciones u omisiones en los términos previstos en la ley.

Represalias: cualesquiera actos u omisiones que estén prohibidos por la ley, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su
condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública.

Alcance

La presente política regula el funcionamiento del Sistema interno de información de EMICELA, por el que cualquier persona que se encuentre bajo el ámbito subjetivo de la misma y que considere que se están produciendo determinados incumplimientos, podrá formular una
comunicación con el fin de que se conozcan los hechos y se tomen las medidas oportunas.

El Sistema interno de información protege a quienes informen sobre las infracciones previstas dentro del ámbito material de aplicación de la ley 2/2023, es decir, sobre hechos constitutivos de infracción del Derecho de la Unión Europea, o de infracción penal o administrativa grave y
muy grave. Además, idéntica protección se dispensa a quienes informe de otras irregularidades de las que hayan tenido conocimiento y que contravengan el código ético de EMICELA o sean contrarios a la normativa aplicable a la empresa.

El canal de denuncias de EMICELA está diseñado, establecido y gestionado de forma segura, garantizando la confidencialidad del informante y de cualquier tercero que mencionado en la comunicación.

El Canal de denuncias es un mecanismo que se pone a disposición de todas las personas que integran la Organización, así como aquellos que son considerados por la organización como partes interesadas, entre ellos, clientes, proveedores y otros terceros con los que se guarde
cualquier tipo de relación.

En todo caso, queda garantizado el acceso al canal de denuncias a todos los informantes a los que se aplica la ley 2/2023, que trabajen en el sector privado y que hayan obtenido información sobre infracciones en un contexto laboral o profesional.

Así, esta política será de aplicación a todas aquellas partes interesadas definidas por la Organización dentro del territorio español. El alcance de aplicación de la norma será, especialmente, sobre los siguientes:

  • Trabajadores.
  • Trabajadores que hayan finalizado su relación laboral con la organización
    (extrabajadores).
  • Autónomos.
  • Accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración,
    dirección o supervisión de una empresa, incluidos los miembros no ejecutivos.
  • Personas que trabajen para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas,
    subcontratistas y proveedores.
  • Voluntarios, becarios, trabajadores en períodos de formación con independencia de
    que perciban o no remuneración.
  • Personas cuya relación laboral todavía no hubiera comenzado, pero hubiera conocido
    de los hechos durante la fase de selección o de negociación precontractual.

    También se aplican las medidas de protección previstas, a las personas físicas que presten asistencia al informante, a las personas de su entorno que puedan sufrir represalias, así como a las personas jurídicas propiedad del informante.

    En el mismo sentido, las medidas de protección también incluyen a los representantes de los trabajadores que asesoren y apoyen al informante.

Objetivos

La presente política va dirigida a la determinación de los principios de actuación de la organización en cuanto a la gestión del sistema interno de información con el objetivo de dar cumplimiento a lo previsto en la Ley 2/2023, y poner a disposición de todas las partes interesadas los canales adecuados para comunicar cualquier tipo de infracción de la que tengan conocimiento dentro de la Organización o que pueda afectar a la misma.

El Sistema implementado por EMICELA cuenta además con un procedimiento de gestión de denuncias internas que cumple con los principios de confidencialidad e integridad de los datos personales y de la información que en ella se contiene, de conformidad con los requisitos
establecidos por la ley 2/2023.

Responsable del Sistema Interno de Información

El Sistema interno de información cuenta con un responsable, Comité de Ética, nombrado por el Consejo de Administración de EMICELA, que ejercerá su cargo con independencia, y deberá desarrollar sus funciones de forma autónoma respecto del resto de los órganos de
administración de la entidad, no pudiendo recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio.

El Responsable del Sistema asume las funciones derivadas de la implementación del canal interno, y será el encargado de administrar el canal de denuncias, recepcionar las comunicaciones que se realicen a través del citado sistema, asignar la persona que debe gestionar el caso, coordinar la investigación a que pueda dar lugar la denuncia, proponer la imposición de las sanciones disciplinarias correspondientes, además de supervisar el correcto funcionamiento del canal, cumpliendo en todo momento con los requisitos que establece la
Ley 2/2023.

Principios de Actuación

Transparencia y Accesibilidad

Esta política, los principios esenciales del procedimiento de gestión del canal de denuncias, así como el acceso al canal de denuncias habilitado por EMICELA, se publicará en la página de inicio de su sitio web, en un lugar fácilmente visible.

Canales

El informante podrá elegir el canal de comunicación que considere más oportuno, de entre todos los canales que forman parte del sistema interno de información de la organización. Así, se ponen a disposición de los informantes los siguientes canales internos:

  • Herramienta de Canal de Denuncias:
    https://cybersecurity.telefonica.com/sandasgrc/?organization=4DBCCFC1-7663-4379-AC05-835CEB794A0D
  • En su caso, los formularios de investigación de acoso laboral, sexual y distinción de
    sexo

    Además de estos canales internos, se informa sobre la existencia de otros canales externos a los que podrá dirigirse, y que serán los siguientes:
  • Inspección Laboral.
  • Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
  • Autoridad independiente de protección del informante A.A.I, una vez se constituya.
  • En su caso, autoridades u órganos autonómicos competentes, una vez se constituyan.
  • En su caso, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea.

    Para conocer la información sobre el procedimiento a seguir deberá dirigirse al Responsable del Sistema Interno de Información, a través de la siguiente dirección de correo electrónico: canaldenuncias@emicela.es. Si deseas utilizar este medio, tus datos no serán anónimos, para ello utiliza la Herramienta de Canal de Denuncias.

Garantías y medidas de protección

Toda persona que haga uso del canal interno de información tendrá derecho a su protección siempre que concurran las circunstancias siguientes:
a) tengan motivos razonables para pensar que la información referida es veraz en el momento de la comunicación o revelación, aun cuando no aporten pruebas concluyentes, y que la citada información entra dentro del ámbito de aplicación de la ley.

b) la comunicación o revelación se haya realizado conforme a los requerimientos previstos en la ley.

Se prohíben expresamente los actos constitutivos de represalia, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia contra las personas que presenten una comunicación.

A tal fin y para garantizar la confidencialidad del informante se permite realizar la comunicación a través del canal interno de información de forma anónima.

Los administradores del canal de denuncias, así como los órganos de control del mismo, se comprometen a guardar la confidencialidad debida en todas las actuaciones y en relación a todas las personas que intervengan.

La identidad del informante solo podrá ser comunicada a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora.

En todo momento, se garantizará el respeto a los derechos de las personas a las que se refieren los hechos, estos son fundamentalmente el derecho a ser informado del proceso de investigación que se está llevando a cabo y de los hechos que se le imputan, el derecho a la
presunción de inocencia, el derecho de defensa y el derecho al honor.

Exención de la obligación del secreto

No se considerará que las personas que comuniquen información sobre las acciones u omisiones constitutivas de infracción o que hagan una revelación pública hayan infringido ninguna restricción de revelación de información, y aquellas no incurrirán en responsabilidad
de ningún tipo en relación con dicha comunicación o revelación pública, siempre que tuvieran motivos razonables para pensar que la comunicación o revelación pública de dicha información era necesaria para revelar una acción u omisión.

Esta medida no afectará a las responsabilidades de carácter penal.

Todo esto, se extiende a la comunicación de informaciones realizadas por los representantes de las personas trabajadoras, aunque se encuentren sometidas a obligaciones legales de sigilo o de no revelar información reservada. Todo ello, sin perjuicio de las normas específicas de protección aplicables conforme a la normativa laboral.

Los informantes no incurrirán en responsabilidad respecto de la adquisición o el acceso a la información que es comunicada o revelada públicamente, siempre que dicha adquisición o acceso no constituya un delito.

Publicidad del Sistema Interno de Información

Toda la información relativa al uso del canal interno de información, así como los principios esenciales del procedimiento de gestión del Sistema Interno de Información, se proporcionará de forma clara y fácilmente accesible en una sección separada y fácilmente identificable en la
página web de la Entidad.

Así, la presente Política, junto con todas las demás que componen el sistema documental del Sistema interno de información, se encontrarán a su plena disposición en la página web de EMICELA: https://emicela.com/

Obligación de Comunicación

Cualquier persona que en el contexto laboral o profesional detecte hechos que puedan ser constitutivos de infracciones penales o administrativas graves o muy graves, o que tenga conocimiento de cualquiera de las conductas prohibidas por la entidad en su normativa
interna, tendrá la obligación de comunicarlo a través del Canal Interno de Información implantado en la organización al que podrá acceder a través de la página web antes mencionada, a través de este enlace:
https://cybersecurity.telefonica.com/sandasgrc/?organization=4DBCCFC1-7663-4379-AC05-835CEB794A0D

Operativa del Canal de Denuncias

Se podrá acceder al Canal de Denuncias a través de la página web de la entidad, donde el informante podrá no solo reportar por escrito los hechos ocurridos, sino que podrá hacerlo también mediante una grabación de voz.

El Canal de Denuncias es único para EMICELA, por lo que los hechos objeto de la comunicación se asociarán a esta sociedad.

Cualquier acción encaminada a impedir que se realice una comunicación a través del Canal de Denuncias será sancionada en base al régimen laboral y disciplinario aplicable.

Enviada la comunicación, se le asignará un código de identificación a través del cual el informante va a poder hacer seguimiento del estado de tramitación de su alerta o consulta, y comunicarse, incluso de forma anónima, con el gestor del caso. Además, el informante
también recibirá un resguardo de la comunicación realizada.

Recibida la comunicación se determinará si procede o no darle tramite, en el caso de que la denuncia resulte infundada o no aporte la suficiente información no será admitida a trámite.

En el caso de que sí se haya admitido a trámite se procederá al análisis y comprobación de los hechos denunciados donde se podrá requerir si fuera necesario, la colaboración de otras áreas de la compañía, a lo largo del proceso de investigación debe de garantizarse la presunción de
inocencia de las personas afectadas.

Concluido el análisis sobre los hechos reportados se trasladarán las conclusiones al área competente, que pueden dar lugar a lo siguiente:

  • El hecho investigado no supone ningún delito o infracción por lo que se procede al archivo.
  • Se considera acreditada la existencia de la infracción, en este caso, se le dará traslado al área afectada para los efectos disciplinarios que se consideren.

Protección de Datos

Los sistemas internos de información, los canales externos y quienes reciban revelaciones públicas no obtendrán datos que permitan la identificación del informante y deberán contar con medidas técnicas y organizativas adecuadas para preservar la identidad y garantizar la
confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas y a cualquier tercero que se mencione en la información suministrada, especialmente la identidad del informante en caso de que se hubiera identificado.

El acceso a los datos personales contenidos en el Sistema quedará limitado, dentro del ámbito de sus competencias y funciones, exclusivamente a:

  • El Responsable del Sistema y a quien lo gestione directamente.
  • El responsable de recursos humanos, solo cuando pudiera proceder la adopción de
    medidas disciplinarias contra un trabajador.
  • El responsable de los servicios jurídicos de la entidad, si procediera la adopción de
    medidas legales en relación con los hechos relatados en la comunicación.
  • Los encargados del tratamiento que eventualmente se designen.
  • El Delegado de Protección de Datos.

No se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte necesaria en la investigación de los hechos y, si se recopilan, se eliminarán sin dilación indebida. Tampoco se recopilarán datos de categoría especial, y si llegasen a incluirse por el denunciante en la comunicación efectuada a través del Sistema Interno de Información se procederá a su inmediata supresión, sin que se proceda al registro y tratamiento posterior de los mismos.

La finalidad del tratamiento de los datos personales será la gestión y tramitación de las correspondientes denuncias recibidas a través del Canal de denuncias y no será utilizado para otras finalidades distintas o incompatibles.

Los tratamientos de datos derivados de la aplicación de esta política, serán los estrictamente necesarios para garantizar el cumplimiento de la misma y, en todo caso, legitimado por el cumplimiento de una obligación legal y/o en cumplimiento de una misión realizada en interés
público, garantizando la confidencialidad de los datos del informante manteniéndolos anónimos, sin comunicarlos a terceros, salvo que su identificación constituya una obligación necesaria y proporcionada impuesta por el derecho de la UE o nacional en el contexto de una
investigación llevada a cabo por las autoridades nacionales o en el marco de un proceso judicial, en cuyo caso deberá comunicarse a las autoridades competentes en el asunto.

En su caso, los datos serán comunicados a un proveedor que, actuando como encargado del tratamiento, garantizará la adecuada gestión de las denuncias recibidas. Asimismo, los datos serán comunicados a las autoridades competentes para la investigación penal o administrativa
que hubiera de realizarse.

Sus datos serán conservados durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados. Transcurridos estos plazos se procederá a su eliminación del canal, pero podrán permanecer bloqueados cuando
sea necesario para evidenciar el funcionamiento del modelo de prevención de delito o cuando pueda ser requerido por la autoridad competente para el inicio de la correspondiente investigación de los hechos.

En todo caso, transcurridos tres meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, deberá procederse a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema.

Las denuncias a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada.

Para más información sobre el tratamiento de sus datos o como ejercitar sus derechos puede dirigirse a nuestra Política de Privacidad.

Aprobación

La presente política del sistema interno de información está sometida a la aprobación del Consejo de Administración de EMICELA, quien velará por su aplicación, y que estará vigente hasta que no se acuerde su actualización, revisión o derogación, siendo revisada periódicamente o cuando se produzca algún cambio que así lo requiera.